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Politique sur la protection de la vie privée de l’Association
des architectes du Nouveau-Brunswick
À l’Association des architectes du Nouveau-Brunswick (AANB),
nous respectons la vie privée de nos membres et sommes
déterminés à assurer l’exactitude, la confidentialité, la
sécurité et le respect des renseignements personnels qui les
concernent. Nous avons adopté la politique suivante pour
garantir notre engagement soutenu envers la protection de la vie
privée.
1. Introduction
L'AANB est une association dirigée par ses membres, qui offre
des services à ses membres et qui défend les intérêts des
architectes à l’échelle nationale.
Dans le cadre de ses activités liées à l’adhésion, au traitement
des inscriptions et aux commandes en ligne, l'AANB recueille,
avec leur consentement, certains renseignements sur ses membres.
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement
concernant un membre individuel identifiable. Il peut s’agir de
tout type de renseignements, y compris, sans s’y limiter, le
nom, l’adresse de la résidence, l’âge, le sexe, le numéro de
carte de crédit, le statut d’emploi et autres.
Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le
titre, l’adresse ou le numéro de téléphone du bureau
d’architectes ou de l’organisme qui emploie l’architecte.
2. Les dix principes du traitement des renseignements
personnels
La politique sur la protection de la vie privée de l'AANB
respecte les dix principes de la Loi sur la protection des
renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).
Elle décrit comment l'AANB se conforme à ces dix principes
lorsqu’elle recueille des renseignements personnels. Les
employés de l'AANB qui ont accès à ces renseignements sont
également soumis au respect de la politique sur la protection de
la vie privée et ils participent chaque année à une séance de
sensibilisation sur cette question.
Principe 1 -- La responsabilité
L'AANB est responsable de tous les renseignements personnels en
sa possession et de tous renseignements confiés à une tierce
partie aux fins de traitement.
Principe 2 -- La détermination des fins de la collecte des
renseignements
L'AANB informe ses membres des motifs de la collecte de
renseignements personnels avant ou pendant celle-ci.
La collecte des renseignements personnels par l'AANB se fait
dans les buts suivants:
• remplir les demandes d’adhésion ou de renouvellement
d’adhésion;
• traiter des commandes de documents et autres achats en ligne
et inscrire des membres à des cours, des congrès ou d’autres
activités;
• inscrire des crédits de formation continue (perfectionnement
professionnel) dans un registre;
• distribuer de l’information relative à la pratique de la
profession d’architecte (produits de construction et événements)
et abonner les membres à des magazines;
• traiter des demandes de bourses et des candidatures à des
programmes de prix et distinctions
• traiter des dons.
Principe 3 -- Le consentement
L'AANB obtient le consentement de ses membres au moment de la
collecte ou de l’utilisation des renseignements personnels. Elle
obtient ce consentement dans le cadre de l’adhésion ou du
renouvellement de l’adhésion de ses membres ou dans le cadre
d’une inscription à une activité, pour son usage interne. En
l’absence de consentement, l'AANB ne divulgue pas les
renseignements d’une personne jusqu’à avis contraire de cette
personne. Le consentement de divulgation à une tierce partie est
expressément donné au moment de la demande d’adhésion ou de
renouvellement de l’adhésion et au moment de remplir divers
autres formulaires d’inscription, de bons de commande ou de
dons.
Un membre peut retirer son consentement en tout temps, par écrit
ou par voie électronique. Par contre, l'AANB peut collecter,
utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que
les membres ne le sachent ou n’y consentent, lors de
circonstances exceptionnelles où une telle collecte, utilisation
ou communication est autorisée ou exigée par la loi.
Principe 4 -- La limitation de la collecte
L'AANB ne recueille auprès des membres que les renseignements
exigés par les motifs définis aux membres. Les renseignements
seront recueillis de manière justifiée et légitime.
L'AANB recueille notamment les renseignements personnels
suivants, sans toutefois s’y limiter :
• l’adresse de résidence;
• la date de naissance;
• les renseignements sur les cartes de crédit;
• la date et la preuve de l’obtention du diplôme et le nom de
l’université;
• les renseignements sur le statut d’architecte, dont le nom de
l’association à laquelle le membre appartient, la preuve qu’il
en est membre en règle et le numéro de membre
• des renseignements de nature financière (aux fins de l’octroi
de bourses uniquement).
L'AANB recueille aussi parfois des renseignements non personnels
qui ne peuvent toutefois être attribuables à une personne en
particulier. Par exemple, le serveur de notre base de données
des membres recueille automatiquement certaines informations
lorsque des utilisateurs visitent la section des membres de
notre site Web. Ces renseignements sont recueillis à l’aide de «
fichiers de témoins » (cookies) -- des petits fichiers textes
contenant un numéro unique qui identifient les navigateurs des
utilisateurs (et non pas les utilisateurs eux-mêmes) de nos
ordinateurs à chaque visite à la section des membres de notre
site. Ces fichiers témoins ne révèlent aucun renseignement
personnel sur les utilisateurs. Ces données globales peuvent
être divulguées à des tierces parties, mais ne fournissent
jamais de renseignements permettant d’identifier un utilisateur
en particulier.
L'AANB recueille aussi à l’occasion des renseignements par le
biais d’un sondage. Tout renseignement personnel recueilli de
cette façon n’est utilisé que par l'AANB. De plus, l'AANB retire
tout renseignement permettant d’identifier les répondants avant
de publier les résultats de ses sondages.
Principe 5 -- La limitation de l’utilisation, de la
communication et de la conservation
Les renseignements personnels ne seront utilisés ou communiqués
qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis à moins que le
membre n’ait expressément consenti à ce qu’il en soit autrement,
ou que l’utilisation ou la communication ne soit autorisée ou
exigée par la Loi. Les renseignements personnels seront
conservés le temps nécessaire pour la réalisation des fins
déterminées au moment de leur collecte.
Les demandes d’adhésion et de renouvellement d’adhésion seront
conservées pendant au moins sept (7) ans, conformément à la
réglementation de l’Agence du revenu du Canada (www.cra-arc.gc.ca).
Avec qui partageons-nous vos renseignements personnels
(i) Employés de l’AANB
Dans le cadre de la prestation des activités quotidiennes de
l’AANB, l’accès aux renseignements personnels est limité aux
employés qui ont une raison légitime d’y accéder.
L’utilisation ou la communication non autorisée de
renseignements personnels par un employé de l'AANB est interdite
et peut entraîner des mesures disciplinaires allant jusqu’au
licenciement.
Principe 6 -- L’exactitude
L’AANB prend toutes les mesures nécessaires pour que les
renseignements personnels soient précis, complets et à jour. Il
appartient à chaque membre de mettre à jour les renseignements
qui le concernent ou d’aviser l’AANB de tout changement à ses
renseignements personnels à l’aide de la section des membres du
site Web de l’AANB. Si le membre omet de mettre à jour ses
renseignements personnels, ou s’il est incapable de le faire, il
peut en aviser l’AANB par écrit et les modifications seront
apportées dans les cinq (5) jours ouvrables qui suivent. Seule
la directrice générale ou une autre personne désignée est
responsable d’effectuer des mises à jour dans la base de données..
Principe 7 -- Les mesures de sécurité
L’AANB prend toutes les mesures nécessaires pour conserver les
renseignements personnels de la manière la plus sécuritaire.
L’accès à la base de données de l'AANB est protégé par mot de
passe et tous les employés de l'AANB autorisés à y accéder
participent chaque année à une séance de sensibilisation sur les
questions de protection de la vie privée.
Dans le but d’être utile à ses membres, l'AANB leur offre
l’accès aux renseignements qui les concernent dans la section
aux membres de son site Web. Pour empêcher l’accès non autorisé
à son compte, le membre doit ouvrir une session à l’aide d’un
mot de passe encodé. Si le membre est incapable de fournir le
bon mot de passe, il ne pourra accéder à son compte.
Les serveurs de l'AANB qui contiennent des renseignements
personnels sont protégés par des mots de passe et sont dotés
d’un pare-feu pour empêcher l’accès non autorisé. Tous nos
serveurs sont entretenus au Canada.
Les dossiers papier, comme les formulaires d’adhésion des
membres, sont entreposés au siège social de l'AANB, dans des
classeurs en métal verrouillés.
Principe 8 -- La transparence
L'AANB informe ses membres des politiques et procédures qu'elle
utilise pour gérer les renseignements personnels. Le présent
document sera affiché sur le site Web de l'AANB.
Principe 9 -- L’accès aux renseignements personnels
Le membre qui en fait la demande écrite est informé de
l’existence, de l’utilisation et de la communication des
renseignements personnels à son sujet. Un membre peut aussi se
rendre au siège social de l'AANB, sur rendez-vous, pour
consulter son dossier et ses renseignements personnels. L'AANB
répondra à une demande écrite dans les 30 jours suivant sa
réception.
Principe 10 -- La possibilité de porter plainte
Les membres peuvent porter plainte s’ils considèrent que l'AANB
a enfreint la présente politique sur la protection de la vie
privée. L'AANB reçoit les plaintes et les questions des membres,
fait enquête et répond aux membres. Les membres peuvent
communiquer avec l’AANB pour faire part des questions qui les
préoccupent ou demander l’accès à leurs renseignements
personnels. Les coordonner de la directrice générale de l’AANB
sont les suivantes :
Karen L. Chantler,
Directrice générale
Téléphone : 506-433-5811
Courriel : aanb@nb.aibn.com
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